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河南省檔案館國家重點檔案目錄體系建設項目質量檢查(監理)招標公告
更新時間:2020/4/10

河南省檔案館國家重點檔案目錄體系建設項目質量檢查(監理)招標公告

 

一、項目任務及概算

對河南省檔案館2019年度國家重點檔案目錄體系建設項目的25萬條國家重點檔案文件級目錄采集的質量監督檢查,及對應318萬頁原文數字化掃描工作進行監理。確保文件級目錄數據采集和數字化加工項目質量符合國家檔案局的要求。

該項目概算人民幣22.7萬元

二、投標人資格要求

1.參加本次采購活動應當具備《中華人民共和國政府采購法》的二十二條、《中華人民共和國政府采購法實施條例》第十七條的規定的條件和本文件中規定的條件:

1.1具有獨立承擔民事責任的能力,提供法人或者其他組織的營業執照等證明文件;

1.201611日以來財務運行狀況良好,沒有財務被接管、破產狀態,有依法繳納稅收和社會保障資金的良好記錄,提供2016年、2017年、2018年財務審計報告及報表、單位201911日以來任意1個月繳納稅收和社保資金的證明材料等;

1.3具備履行合同所必需的設備和專業技術能力的證明材料;

1.4提供自201711日以來,在經營活動中沒有重大違法記錄的書面聲明(投標人作出承諾,格式自擬),即在經營活動中沒有因違法經營受到刑事處罰或者責令停產停業、吊銷許可證或者執照、較大數額罰款等行政處罰,或者投標資格被取消,書面聲明要求單位法定代表人簽字或蓋章,并且加蓋單位公章;

2.對列入失信被執行人、重大稅收違法案件當事人名單、政府采購嚴重違法失信行為記錄名單的投標人,拒絕參與本項目采購活動;查詢渠道:“信用中國”網站(www.creditchina.gov.cn)、中國政府采購網(www.ccgp.gov.cn),查詢結果截圖或網頁打印頁須顯示查詢日期,查詢日期在本招標公告發布日期之后;

3.單位負責人為同一人或者存在控股、管理關系的不同單位,不得同時參加本項目投標,提供在“全國企業信用信息公示系統”中查詢打印的相關材料并加蓋公章(需包含公司基本信息、股東信息及股權變更信息);

4.為采購項目提供整體設計、規范編制或者項目管理、監理、檢測等服務的投標人及其附屬機構,不得再參加該采購項目的其他采購活動;

5.投標人須具有三年以上(2016-2019年)的檔案數字化加工及檔案整理、編目經驗(具有副省級以上檔案館國家重點檔案目錄采集工作經驗者,在評審中可酌情加分,提供合同及驗收報告復印件,原件備查);  

6.本項目不接受聯合體投標。

三、參考標準

質檢(監理)服務依據國家檔案局《檔案著錄規則》(DA/T181999)、《民國檔案文件級目錄數據采集操作辦法》、《國家重點檔案文件級目錄數據驗收辦法》、《文書檔案案卷格式》(GB/T9705-2008)、《歸檔文件整理規則》(DA/T 22-2015)、《電子文件歸檔與電子檔案管理規范》(GBT 18894—2016)、《紙質檔案數字化技術規范》(DA/T31-2017)等相關技術規范進行。

監理方在工作中使用或參考上述標準、規范以外的技術標準規范時,必須征得河南省檔案館項目管理人員的同意。

四、項目技術要求

(一)目錄數據采集的要求

包括:目錄著錄、審核校對、格式轉換、數據驗收、數據備份等工作,具體要求如下:

1、民國檔案文件級標題采集著錄的基本流程與操作規范要求

1.1按照中國第二歷史檔案館全國民國檔案目錄中心下發的《民國檔案文件級目錄數據采集操作辦法》、《民國檔案目錄中心數據采集標準 民國檔案著錄細則》(DA/T 20.1-1999)和其他工作要求,對數字化后的全文數據,進行目錄著錄、審核校對、數據驗收、格式轉換、數據備份、數據移交。

2、詳細流程描述如下:

2.1目錄采集

目錄采集是按照《民國檔案文件級目錄數據采集操作辦法》要求,將所需著錄項,按照檔案內容一一對應逐項填寫的過程。

2.1.1在目錄采集的過程中,重點把握以下著錄項

2.1.1.1文件題名

文件題名常用結構

責任者+為(關于)……(事由、案)+給(致、復)+受文者+文種。

擬寫文件級題名時應注意以下幾點:

1)文件原題名能揭示內容時,可以照錄,有副題名的照錄于正題名后。

2)文件沒有題名應重新擬定,題名擬定應力求完整,語句通順、表述全面,揭示責任者、事由、文種。題名不能揭示內容時,重新擬寫題名。

3)文件中"事由"、"摘由"不應作為正式題名。

4)題名所用詞語應盡量體現時代特征。

5)題名應客觀地反映檔案內容,直書其事,不加褒貶。

2.1.1.2責任者,指文件的作者,即對文件負有責任的機構和個人,具體如下:

1)機關、團體責任者必須著錄機關、團體全稱或通用簡稱。

2)個人責任者一般只著錄姓名,必要時在姓名后著錄對檔案負有責任的職務,并加 "( ) "。

3)原文只有個人責任者的姓和職務,如能考證出來,應著錄考證出的姓名,并加 "[]"。

4)個人責任者無法考證按原文著錄。

5)個人責任者有兩個以上職務時,應著錄檔案形成時個人責任者對檔案負有責任的職務。

6)原文只署個人責任者字、號、別名、筆名時,除照錄原文外,應將其真實姓名或常用名附后并加 "(  )"。

7)外國責任者應依次著錄民國時期國名簡稱、統一的中國譯名、姓名原文及所擔任的職務,國家名簡稱、姓名原文、所擔任的職務均加"(   )"。

2.1.1.3時間

文件形成時間:一般公私文書、信札為發文時間;決議、決定、命令、法令、規程、規范、標準、條例等法規性文件為通過或發布時間;條約、合同、協議為簽署時間;時間項一律用8位阿拉伯數字表示,第1-4位表示年,第5-6位表示月,第7-8位表示日,如“19410824”;文件時間不完整或部分時間字跡不清的著錄,月日缺少或不清部分以“0”補之,年缺少或不清應考證出年份;考證不出年份,應考證出大致年份,著錄該年代的起始年份,月日用“0”表示。

2.1.1.4文種

為文件內容所反映的性質及用途,一般為通知、通報、函、電報等等。

2.1.2目錄著錄中注意事項

2.1.2.1著錄用文字:著錄用的文字必須規范。著錄項目中的數字除題名外一律用阿拉伯數字。著錄外文和少數民族文字時,必須依照外文和少數民族文字書寫規則,亦可根據實際需要翻譯成漢字著錄。

2.1.2.2著錄時如有字跡不清楚,應該盡可能考證,考證不出的情況下可以錄入“□”,每一個字用“□”表示。并在流程單上進行詳細記錄備查。遇到難以辨認的字,不能猜測進行錄入。

2.1.2.3在著錄過程中發現工作要求沒有明確的應立即報告項目管理人員,不能私自處理。

2.1.2.4對不規范、不準確案卷題名(含英文檔案),須依據《民國檔案目錄中心數據采集標準》及河南省檔案館的要求,進行修訂或重新擬寫,對于數據庫內無目錄的須補擬。

2.2審核校對:由校對人員根據標準對擬寫標題的內容及格式進行檢查,確保標題的規范化。

2.3數據驗收

2.3.1采購人按全宗按目錄分階段分批對中標人提交的數據進行驗收,數據驗收以抽檢方式進行,抽檢比率不低于10%,文件級目錄檔號準確率100%,題名、責任者、成文時間、頁數準確率99.7%以上。

2.3.2對驗收中檢出的錯誤,中標人應及時、無償予以糾正,直至提交驗收的數據完全達標;若合格率達100%,則驗收“合格”。

2.4格式轉換:對采集完成數據進行格式轉換,將目錄數據庫及原文數據并向存儲平臺遷移。

(二)檔案數字化的要求

1、數字化前檔案整理要求

1.1對案卷進行清理整編,分件、核對題名、編排頁碼,要求做到卷內目錄、題名、頁碼清晰、準確、完整,對卷內目錄有更改的檔案要求重新輸出卷內目錄。

1.2對于裝訂物影響掃描工作進行的檔案,先行拆除裝訂物,同時注意保護檔案不受損害。

    1.3對于折皺不平影響掃描質量的原件先行壓平或熨平等后再行數字化處理。

    1.4掃描工作完成后,拆除過裝訂物的檔案要求重新裝訂,注意保持檔案的排列順序與卷內目錄順序一致,做到完整、準確、無遺漏。

    1.5在整個項目實施過程中,確保檔案實體的安全與完整,避免人為損害。

2、實體檔案錄入要求

2.1遵循標準:國家檔案局《檔案著錄規則》(DA/T181999)、

2.2錄入項要求:

要求錄入檔案館代碼、檔案館名稱、全宗名稱、檔號、文件題名、責任者、起始時間、終止時間、頁數、控制使用標識、語種、載體形態、政權標識、附注、受文者、文種、起止頁碼、文本、分類號、縮微號、電子文檔號、主題詞或關鍵詞、電子畫幅數等著錄項,建立完備的案卷級、文件級目錄數據庫。字段長度、格式要求及內容應符合我館現行檔案管理軟件要求。

2.3對數字化之前已經建立的目錄數據庫進行核對,發現錯漏、以及不合規范要求的目錄數據進行修訂、完善。

2.4實體檔案案卷目錄、文件目錄要求與機讀目錄一一對應,準確率達100%。

3、檔案具體掃描參數及要求

3.1掃描模式及分辨率要求:采用平板高精掃描儀以及全彩色掃描模式,分辨率不低于300dpi。

對于薄透與字跡褪變檔案的數字化,要求使用相同大小白紙襯底,再行掃描;字跡褪變檔案掃描時,需要調整亮度、對比度等參數,以掃描后形成的圖像中文字清楚為準。遇有字跡完全褪色(只剩劃痕)或復寫紙字跡且發生浸染時,可掃描該頁檔案反面,再做鏡像文件。

3.2文件格式要求:TIFF、JPG、PDF

3.3命名規則,以檔號+順序號的形式命名。

3.4掃描件與原件一一對應,無錯漏,數字化加工處理過程嚴格遵循《國家檔案行業標準:紙質檔案數字化技術規范》,對紙質檔案掃描形成的圖像應作質量檢驗、糾偏、去污、去邊、拼接等處理,同時最大化地完整保留檔案原始幅面的內容和大小,確保形成的圖像清晰、完整、不失真、不影響圖像的利用效果。

4、電子檔案文件的掛接要求

4.1應確保檔案目錄數據與檔案掃描圖像的一一對應,確保加工掃描成果在采購人所使用的檔案管理系統中有效檢索和顯示。確保掃描圖像與案卷目錄、卷內文件目錄100%掛接正確,并將正確的數據導入河南省檔案館現有檔案數據庫中。

4.2所有數字化形成的目錄數據與圖像數據,經過質檢環節確認為“合格”后,方可以在線方式掛接到數據庫。

5、數字化后電子檔案的移交與校驗

5.1一卷檔案的影像文件必須存放在同一塊硬盤上,不允許拆分。

5.2提交原始掃描圖像(TIFF)數據磁盤一套,轉換后的圖像(JPG)數據磁盤兩套,生成的文件(PDF)數據磁盤一套。數據磁盤應包括:本盤內所包含檔案掃描圖像文件檔案目錄數據和盤內文件說明。

5.3磁盤封面要貼上磁盤編號以及對應檔案編號的標簽。

5.4提交磁盤目錄表一套,記錄磁盤號與案卷內容。

5.5要整理出一套記錄數字化加工過程的檔案,包含技術數據及整個工作流程。

五、監理方工作要求

監理方要按照項目建設目標和要求,遵循國家、省信息項目建設監理的有關文件及規范要求,秉承“守法、誠信、公正、科學”的準則,代表采購人的利益,在采購方有關職能部門的指導下,通過對項目質量控制、進度控制及合同管理、信息管理、組織協調等方式,依據合同及相關技術要求對項目的全過程進行管理,完成對項目的控制和協調、合同執行,以及文檔資料等的有序管理,并做好項目驗收后的服務,最終圓滿完成項目建設。

1.質量控制

1.1協助采購人依據有關標準及項目需求確定項目抽檢驗收方案,對省檔案館館藏檔案數字資源建設項目的數字化成果數據,100%進行質檢;對目錄數據采集按照50%的比例抽檢。

1.2質量抽樣檢查內容為:一是案卷文件整理質量及數字化成果數據質量。數字化成果數據質量包括圖像文件與檔案原件排序的一致性、數據掛接的準確性、圖像拼接的完整性、圖像質量的清晰度、及目錄數據的準確、完整、規范等;

二是民國檔案目錄數據采集的質量,按照《民國檔案文件級目錄數據采集操作辦法》、《國家重點檔案文件級目錄數據驗收辦法》的要求,對目錄數據進行嚴格審核,以保證目錄數據的差錯率控制在0.3%以內。

1.3熟悉本項目工作內容和各流程操作要求,監督項目實施過程與項目需求、計劃的執行情況;

1.4進行現場監督并記錄有關情況,規范整理各環節文檔資料,為采購人提供全程質量監控服務;

1.5參與審核項目承建單位用于檔案數字化加工過程中所需材料的質量證明及有關檢測文件;

1.6對檔案數字化加工過程中出現的質量問題,及時向采購人報送相關處理方案,并下達監理通知,要求承建單位進行整改,并建立完備臺賬;

1.7項目監理負責人應參加工作安排、協調會議,進行必要的管理和協調工作,服務期須保證每天至少有5人到崗;

1.8對質量檢查中存在的問題,應及時要求承建單位整改。整改完畢由監理單位檢查核對整改情況并簽署報驗單,并在此基礎上提交經監理單位負責人審核簽字的項目質量評估報告。

2.進度控制

2.1熟悉合同文件中有關項目工作進度的條款,及時建立項目總進度計劃、月完成工作量統計表,對實際完成量與計劃完成量進行比較、分析,并在監理月報中向采購人報告;

2.2協助采購人對項目承建方的現場加工人員是否到位、在崗、出勤、履職等情況進行監督和管理;

2.3理順采購人和承建方的關系,以提高工作效率為目標,協助采購人協調處理各方關系;

2.4根據實際情況,按月提交相關進度控制報告。當實際進度符合計劃進度時,應要求承建單位編制下一期進度計劃;當實際進度滯后于計劃進度時,監理應及時通知項目承建單位采取有效措施整改并監督實施。

3.安全保障

3.1協助采購人明確項目的安全需求,檢查落實項目合同中與信息安全相關的技術要求,及時報告操作過程中存在的安全風險;

3.2依照承建單位的合同條款,落實項目實施現場的安全文明管理和安全檢查及文檔交付等有關保密責任;

3.3落實項目實施現場衛生、文明施工檢查以及成果保護工作;

3.4完成對實體檔案以頁為單位的清點檢查工作,確保檔案完好入庫;

3.5參與項目實施現場內所有紙質材料和外部數據的檢查銷毀及臺賬建立工作;

3.6參與安全保密監控錄像的整理、調閱利用工作;

3.7做好節假日及每日下班前加工場所設備的安全檢查工作。

4.人員要求

為了保證檔案實體和檔案信息的安全及掃描、目錄著錄的質量,投標方要保證一支相對穩定的隊伍,項目實施過程中,人員更換率不超過15%;目錄著錄人員要具有本科以上學歷,并有30%是檔案專業畢業;相關人員要嚴格遵守招標方的保密、安全各項要求。

六、服務期限

自合同鑒定之日起4個月。即完成2019年省檔案館數字化項目承建方交付項目的質檢工作,加上項目驗收后臺賬整理并移交采購人所需要的時間。

七、投標報名

投標人應根據公告的項目基本情況以及自身情況編制投標文件,主要應包括下列內容:

1、投標人基本情況:投標人營業執照復印件(原件備查);法定代表人授權委托書、身份證(原件)等;投標人認為可以證明其能力、業績、信譽和信用的其他材料。

2、投標方式:本項目采用書面投標方式。投標文件一式兩份,密封在文件袋內,并蓋章確認。

投標文件須在202042017:00投標截止時間前,由投標人或法定代表人授權委托人直接遞交至河南省檔案館科研技術處。

3、評標方式:在投標截止日起10個工作日內,河南省檔案館將根據《河南省政府采購管理辦法》和《河南省檔案局自行組織采購工作(試行)規定》的要求,組織相關人員對投標截止時間前收到的投標文件進行評判,以綜合評分最高的為中標人。并將在一周內電話,并書面通知中標人。

4、合同簽訂:中標人與采購人應當在收到《中標通知書》發出之日起一周內簽訂合同。

因故不能簽訂合同的,中標人應在接到電話中標通知起2個工作日內,電話、并書面告知招標人。

如果中標人沒有按照上述規定簽訂合同,或已電話、并書面告知招標人不能簽訂合同的,招標人將取消原中標決定。在此情況下,招標人可將該標授予下一個中標候選人或者重新招標。

聯系人:王建祥

聯系電話:(037165905571


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